Materiais

Este Manual é referenciado pelas apresentações disponíveis no site Materiais I e II. Alguns termos e conceitos foram adicionados e/ou modificados. Vale lembrar que o todo o conteúdo apresentado foi desenvolvido em uma base limpa do sistema, ou seja, não contém nenhum tipo de customização.

Introdução

O módulo de materiais é a centralização no sistema para fazer o controle de estoque, seja de produtos acabados, itens de inventário e matéria-prima. Nesse módulo o usuário aprenderá conceitos sobre o que é classe, grade, variantes, estrutura de produto, lotes, tags de itens, depósitos, fração mínima, contêiners, romaneios de entrada e saída, transferência de materiais entre depósitos.

Classes

Classe pode ser definida como um atributo para agrupar itens/materiais que possuam as mesmas propriedades e características de forma hierárquica.

No Personal, a classe se encontra em:

  • Módulos/Materiais/Classes

Incluindo uma classe

Para incluir uma classe, clique em incluir ou aperte insert no teclado. Uma janela será aberta e nela serão encontrados os campos:

Código - nesse campo o usuário irá definir o código para classificar os itens. O sistema controla o nível de hierarquia da classe de acordo com o número de dígitos, por exemplo, dois dígitos 01, representará o primeiro nível hierárquico, ou seja, nível 1. Para gerar o nível 2 é preciso inserir um ponto e adicionar mais dois dígitos, 01.02, para os demais níveis basta seguir a mesma lógica, 01.02.03, a cada dois dígitos seguidos por ponto, o sistema entende como um nível diferente, para exemplificar, vamos aplicar no tecido. O tecido pode ter muitas variações em suas propriedades e características, portanto é importante criar classes para separá-lo em grupos, essa classificação pode ser feita da seguinte maneira:

  • 01 Tecido (nesse caso esse é o produto final e aqui será adotada a classificação numérica, com dois dígitos para produtos finais)
  • 01.01 Tinto (esse tecido pode ter como característica ser tinto)
  • 01.01.01 Liso (outra caracterísitica inserida no terceiro nível)
  • 01.01.02 Estampado (essa característica está no mesmo nível, portanto é uma variação)

Após definir o código, o usuário irá preencher o campo descrição, esse campo corresponde ao nome que está sendo dado para a classe. Depois de preenchido, clique em gravar, assim a classe estará definida.

Grades

A grade define o conjunto de dimensões que serão utilizadas para controlar as variações de um item. No Personal, acesse:

  1. Módulos/Materiais/Grades
  2. Para Incluir uma grade, basta clicar no botão incluir ou apertar Insert no teclado.
  3. Preencha o campo descrição com o nome da grade, por exemplo, grade "Ração de Cachorro"
  4. O sistema irá criar a grade, posteriormente será explicada a aderência de variantes a uma grade e como separar em dimensões, porém será explicado o conceito de variantes a seguir neste manual.

Variantes

Uma variante é uma característica que diferencia um item ou produto de outros.
Ao criar ou definir uma grade, é preciso determinar o conjunto de variantes que irá compor a grade, para isso utiliza-se o Wizard para manutenção de variantes.

Wizard para manutenção de variantes

Acesse:

  1. Módulos/Materiais/Grades/(localize a grade)
    • Pressione Ctrl+V ou clique no botão Variantes*.
  2. A tela do Wizard será aberta
  3. Clique no ComboBox e selecione a grade desejada
  4. Após selecionar a grade você irá se deparar com três colunas: Dimensão 1, Dimensão 2 e Dimensão 3.
  5. Cada dimensão representa uma categoria da variante
  6. A Dimensão 1 deve ser preenchida obrigatoriamente com as variações de acordo com a categoria. Por exemplo:
    • Camiseta P
    • Camiseta M
    • Camiseta G
  7. Para escrever, digite o nome da variante e pressione a tecla Tab para escrever a seguinte
  8. As dimensões 2 e 3 não são obrigatórias para serem preenchidas, mas caso tenha mais dimensões para serem variadas é necessário preencher, por exemplo:
    • Dimensão 2
      • Azul
      • Amarela
      • Branca
  9. Ao preencher as categorias de dimensões, clique em Processar.
  10. O sistema irá gerar automaticamente as variações conforme o preenchimento de variantes nas dimensões, por exemplo:
    • Camiseta P, Azul
    • Camiseta P, Amarela
    • Camiseta P, Branca
    • Camiseta M, Azul
    • Camiseta M, Amarela
  11. As variantes geradas, podem ser checadas através do Grid de Variantes
    • Acesse:
      • Módulos/Materiais/Grades/(localize a grade)/Alt+V ou clique no botão Variantes
  12. Ao verificar as variantes, você irá perceber que a Dimensão 1 se torna a primeira referência para a separação dos itens.

Depósitos

Um depósito representa um espaço físico ou lógico em que um conjunto de ítens com características semelhantes de controle são armazenados.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Configurações/Depósitos

Obs.: A forma como o item será controlado no Personal ERP é definida a partir das parametrizações do depósito onde o item será armazenado.

Fração Mínima

Define a menor fração de um item no sistema. É composta por:

  • Item
  • Variante
  • Conta
  • Depósito
  • Qualidade
  • Lote
  • Contêiner
  • Elemento

Propriedades do Depósito

Aba Principal

  • Depósito virtual
    • Indica se o depósito analisado é real ou virtual
  • Permite estoque negativo
    • Indica se o depósito permite estoque negativo

Aba Controle

  • Controla cadastro
    • Indica se o depósito irá controlar a conta
  • Controla qualidade
    • Indica se o depósito irá controlar a qualidade.
  • Controla lote
    • Indica se o depósito irá controlar o lote.
  • Controla contêiner
    • Indica se o depósito irá controlar o contêiner.
  • Controle elemento
    • Indica se o depósito irá controlar o elemento.
  • Edita lote
    • Indica se as informações do lote poderão ser editadas na entrada de materiais.
  • Edita contêiner
    • Indica se as informações do contêiner poderão ser editadas na entrada de materiais.
  • Edita elemento
    • Indica se as informações do elemento poderão ser editadas na entrada de materiais.
  • Imprime etiqueta de lote
    • Indica se uma etiqueta de lote será impressa na entrada de materiais.
  • Imprime etiqueta de contêiner
    • Indica se uma etiqueta de contêiner será impressa na entrada de materiais.
  • Imprime etiqueta de elemento
    • Indica se uma etiqueta de elemento será impressa na entrada de materiais.

Qualidades

Uma qualidade representa uma classificação indicativa da conformidade de um ítem com as exigências de mercado.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Configurações/Qualidades

Propriedades da qualidade

  • Empresa
    • Define se a qualidade será utilizada por uma empresa ou é visível à todas.
  • Código
    • Define um código para a qualidade.
  • Descrição
    • Define um nome para a qualidade.
  • Seqüência
    • Define a ordem que a qualidade irá aparecer nas buscas do sistema.

Lotes

Um lote representa um conjunto de itens com as mesmas características. Lotes normalmente são utilizados para controlar e rastrear remessas de materiais de fornecedores, materiais produzidos etc.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Lotes

Contêineres

Um contêiner representa um número de embalagem atribuído a várias frações de materiais que as diferenciam de quaisquer outras embalagens da empresa.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Contêineres

Elementos

Um elemento representa um número de identificação único atribuído a uma fração de material que a diferencia de qualquer outro material da empresa.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Elementos

Tags

Tag é um conjunto de caracteres único gerado pelo sistema e associado a um componente da fração mínima.

O Personal ERP utiliza a tag para confecção do código de barras e para agilizar a movimentação do item no estoque.

Configurações de Tags

A forma como a tag será gerada pelo sistema pode ser configurada de acordo com a necessidade da empresa.

Acesse:
Configurações/Configurações/Materiais/materiais.tags.identificacao
* Classe para geração da tag
* Define se a tag será sequencial ou um número hexadecimal aleatório
* Configurações da classe sequencial (TmateriaisTagsIdentificacaoPrefixoSequencia)
* Prefixo: define um prefixo para a tag
* Sequência (generator): define o gerador sequencial no banco de dados
* Configurações da classe aleatória (TmateriaisTagsIdentificacaoUUID)
* Tamanho: define o número de caracteres utilizados para gerar a tag

Tags de Itens

Exibe todas as tags existentes no sistema.

Acesse:

  • Módulos/Materiais/Tags de itens

Itens

Um item é um produto ou um serviço comercializado ou produzido por uma empresa.

Cadastrando um Item

Para fazer o cadastro de itens acesse:

Módulos/Materiais/Itens

O cadastro correto dos itens é fundamental para:

  • Controlar o estoque.
  • Pedidos de compras.
  • Pedidos de venda.
  • Ordens de produção.
  • Faturamento.

Para o cadastro, preencha os campos conforme as descrições a seguir.

Aba Principal

Grade

  • Define a grade que será utilizada para gerenciar as variações do item

Classe

  • Define a classe que o item pertence

Código

  • Define o código do produto (código é único)

Unidade padrão

  • Define a unidade de medida responsável pelo controle físico do item no estoque

Unidade comercial

  • Define a unidade de medida responsável pelo controle contábil do item.

Depósito

  • Define o depósito onde o item será armazenado.

Peso em kg

  • Define o peso em quilos de uma unidade do item.

Aba Dados Adicionais

Endereço

  • Define o endereçamento lógico do item no estoque.

Produto mestre

  • Define o produto utilizado para agrupar as variações do item.

Imagens

  • Define a simbologia (instruções de conservação) do item.

Aba Dados Fiscais

Produto na fatura

  • Define o produto que será utilizado no faturamento do item.

Origem

  • Define a origem do item, é utilizado para definir o primeiro campo da situação tributária no faturamento do item.

Composição

  • Define a composição do item.

Base de cálculo do ICMS

  • Define se o item terá redução na base de cálculo do ICMS.

ICMS substituição tributária na venda - Markup

  • Define o markup aplicado pelos clientes deste item nas operações de revenda, para recolhimento antecipado de ICMS.

ICMS substituição tributária na compra - Markup

  • Define o markup aplicado pelos fornecedores deste item para recolhimento antecipado do ICMS por substituição tributária.

Classificação fiscal

  • Define a classificação fiscal (NCM) do item.

Grupo fiscal

  • Define o grupo fiscal do item, é utilizado para definir a CFOP (operação fiscal) no faturamento do item.

Associar itens e variantes

Após cadastrar o item, podemos definir o conjunto de variações que serão controladas pelo Personal ERP, para isso utilizamos a tela de associação entre itens e variantes, acesse:

  • Módulos/Materiais/Itens/(localize o item)/Ctrl + V ou botão 'Variantes*'

Associando itens e variantes

  • Para associar o item à variante, clique no checkbox que fica a esquerda do grid, as variantes marcadas serão associadas.
  • Para finalizar a associação, clique no botão 'Processar'.

Variantes do Item

Através do grid de variantes pode-se checar as variantes que estão associadas a um item em:

  • Módulos/Materiais/Itens/(localiza o item)/Alt + V ou botão 'Variantes'

Tela de Informações de Itens

Exibe um conjunto de informações sobre o item e sua situação no estoque da empresa. Acesse em:

  • Módulos/Materiais/Tela de informação de materiais

Para iniciar a consulta, informe o item desejado:

  • A primeira aba exibe as informações do item e a sua posição sintética no estoque.
  • A segunda aba exibe as últimas 50 (cinquenta) movimentações sofridas pelo item.
  • A terceira aba exibe o saldo do item por fração mínima.

Entrada de Materiais

A entrada de materiais é a ferramenta principal para alimentação de dados no estoque, para acessá-la clique em:

  • Módulos/Materiais/Entrada de Materiais

Os campos apresentados para o preenchimento estão associados ao depósito informado no cadastro de itens. Esses campos estão conformes a parametrização da fração mínima do depósito.

Campos da tela de Entrada de Materiais

Tipo de baixa

  • Define o tipo de baixa que será realizada, uma entrada pode baixar um pedido de compra ou uma previsão de produção numa ordem de produção

ID a baixar

  • Informe o ID do pedido de compra ou ordem de produção que será baixada por esta entrada.

Tipo de documento

  • Define se a entrada será feita por um romaneio de entrada ou por uma ordem de produção

Tipo de lançamento

  • Define a transação que será utilizada para controlar a entrada.
  • Para entrada através de 'Romaneio de entrada', utilize o tipo de lançamento 'Romaneio de Entrada'.
  • Para entrada através de 'Ordem de produção', utilize o tipo de lançamento 'Entrada através de O.P.'.

ID do documento

  • <incluir> cria um novo documento de entrada.
  • Para adicionar informações num documento existente, informe o ID do documento.

Cadastro

  • Define a conta (fornecedor) do item que está sendo inserido no estoque.

Produto

  • Define o item que será inserido no estoque

Variante

  • Define a variação do item.

Depósito

  • Define em qual depósito o item será inserido.

ID Lote

  • Define o lote (série ou nota fiscal) do item.

ID Contêiner

  • Define o contêiner (embalagem) do item.

ID Elemento

  • Define o elemento do item. No caso de tecidos, define o número da peça.

Qualidade

  • Define a qualidade do item que está sendo inserido no estoque.

Quantidade

  • Define a quantidade do item que será inserida.

Peso (Kg)

  • Define o peso do item que será inserido. O peso é calculado automaticamente desde que tenha sido informado no cadastro do item.

Valor unitário

  • Define o valor unitário do item.

Romaneios de Entrada

É o documento gerado para alimentar o estoque da empresa, acesse em:

  • Módulos/Materiais/Romaneios de entrada

Um romaneio de entrada deve ser associado a um pedido de compra

Durante a entrada de materiais, o responsável pela entrada pode conferir os dados da nota fiscal de entrada com o pedido de compra emitido pela empresa e não permitir a entrada de itens que não estiverem conforme o pedido.

Se a entrada estiver conforme o pedido de compra, a nota fiscal de entrada pode ser gerada através do romaneio de entrada, isso alimenta o estoque contábil e o contas a pagar da empresa (consulte o manual fiscal).

Itens de Romaneio de entrada

Empresas que utilizam 'tags', ou seja, imprimem etiquetas com o código de barras na entrada de materiais, não podem alterar informações do item do romaneio de entrada.

Quando for necessário alterar o Tag, Item, Variante, Depósito, Qualidade, Lote, Contêiner ou Elemento de uma entrada, ela deve ser excluída e uma nova entrada deve ser realizada.
Apenas os demais campos podem ser alterados (Quantidade, Peso, Lista de preços ou Valor unitário).

Através desta tela pode-se reimprimir:

  • Etiquetas de lote
  • Etiquetas de contêiner
  • Etiquetas de elemento

Essa tela pode ser utilizada para fazer a entrada de materiais, basta preencher os dados solicitados, porém aconselhamos a utilização da tela de 'Entrada de materiais'.

Saída de Materiais

A saída de materiais apresenta a tela para a realização da saída de itens de estoque. Acesse em:

  • Módulos/Materiais/Saída de Materiais

Abaixo são apresentados os campos da tela de saída de materiais com as suas respectivas descrições.

Tipo de baixa

  • Define o tipo de baixa que será realizada por uma saída. Uma saída pode estar associada a um 'Pedido de venda' ou a uma 'Previsão de consumo de uma ordem de produção'

ID a baixar

  • Indica o ID do documento que será baixado

Tipo de documento

  • Define o tipo de documento que será utilizado para fazer a saída, ou seja, se será utilizado um 'Romaneio de saída' ou uma 'Ordem de produção'.

ID do documento

  • <incluir> um novo documento será criado para armazenar a saída.
  • Para utilizar um documento já existente, basta informar o seu ID.

Cliente

  • Define para qual conta (Cliente) a saída será realizada.
  • Nos casos de baixa, a conta é a mesma do documento que será baixado.

Quantidade

  • Define quantidade que será retirada do estoque.
  • Nos casos em que há utilização de 'tag', se a quantidade não for informada, a saída será realizada com o saldo total do item associado a ela.

Produto, Lote, Contêiner e Elemento

  • São utilizados quando o 'tag' não é utilizado.
  • Assim, utilizamos estes campos para localizar, no estoque, o item que será retirado.

Centro de Custos

  • Define o centro de custos responsável pela saída.

Obs.:

Verifique sempre o tipo de baixa utilizada ela é importante para 'amarrar' a saída e 'fechar' os processos anteriores.

No final de processo, quando houver baixa, não deixe de 'completar' os itens que foram inseridos.

Romaneios de Saída

É o documento gerado para baixar o estoque da empresa, acesse em:

  • Módulos/Materiais/Romaneios de saída

Um romaneio deve ser associado a um pedido de venda:

  • Durante a saída de materiais, o responsável pela saída pode conferir os itens que estão saindo do estoque com o pedido de venda.
  • Apenas itens que estejam no pedido devem ser coletados.
  • Se a saída estiver conforme o pedido de venda, a nota fiscal de saída pode ser gerada através do romaneio de saída, isso baixa o estoque contábil e alimenta o contas a receber da empresa.

Itens de Romaneio de Saída

Empresas que utilizam 'tags', ou seja, imprimem etiquetas com o código de barras na entrada de materiais, não podem alterar informações do item do romaneio de saída:

  • Quando for necessário alterar o Tag, Item, Variante, Depósito, Qualidade, Lote, Contêiner ou Elemento de uma saída, ela deve ser excluída e uma nova saída deve ser realizada.
  • Apenas os demais campos podem ser alterados (Quantidade, Peso, Lista de preços ou Valor unitário).

Através desta tela pode-se reimprimir:

  • Etiquetas de lote
  • Etiquetas de contêiner
  • Etiquetas de elemento

Esta tela pode ser utilizada para fazer a saída de materiais, basta preencher os dados solicitados, porém, aconselhamos a utilização da tela de 'Saída de materiais'.

Incluindo um romaneio de entrada/Saída

O processo de inclusão é o mesmo para ambos os romaneios, a diferença está no tipo de movimentação de itens.

  1. Acesse: Módulos/Materiais/Romaneios de entrada ou saída
  2. O grid de romaneio será aberto, clique no botão incluir ou pressione insert em seu teclado.
  3. A janela de inclusão de romaneio será aberta, preencha os campos conforme descrito abaixo:
    • Conta: informe a conta que pertencerá o romaneio.
    • Tipo: o sistema trás como padrão romaneio de entrada/saída, mas ao clicar no combobox ele trará as demais opções de movimentação.
    • Transação: informe o tipo de transação que será realizada, o sistema trás como padrão que a transação feita é de entrada/saída, mas cabe ao usuário selecionar o tipo de transação que ele estará realizando.
    • Status: aqui você irá informar como está o andamento do romaneio, se ele ainda está sendo feito, o sistema trás as seguintes opções: digitando, indefinido, a faturar e faturado.
    • Data: informe a data de geração do romaneio, o sistema trás a data e o horário que ele começou a ser digitado.
    • Tabela de Preços: caso tenha cadastrado uma tabela de preços, informe-a selecionando no combobox.
    • Centro de custos: informe o centro de custos que esse romaneio estará associado.
    • Operador: informe a conta do operador que está realizando o romaneio
    • Volumes: informe quantos volumes estão nesse romaneio. Ex.: cinco caixas, dois pacotes, mil garrafas etc.
    • Espécie: informe a espécie que irá aparecer no documento fiscal, como NF para nota fiscal.
    • Faturado: a opção faturado só irá aparecer marcada caso o romaneio já tenha sido faturado.
    • Observações: na aba observações o usuário irá inserir as informações adicionais.
  4. Clique em Gravar.
  5. Para prosseguir com o romaneio, o usuário deverá incluir os itens no romaneio conforme descrito no tópico a seguir.

Incluindo itens no romaneio

  1. Acesse a tela de romaneios:
    • Módulos/Materiais/Romaneio de entrada ou saída.
  2. Encontre o romaneio que deseja incluir os itens e dê um clique nele para que fique em destaque.
  3. Clique no botão itens.
  4. A tela de itens de romaneio será aberta.
  5. Clique no botão incluir ou aperte insert no teclado.
  6. A tela de inclusão de itens será aberta, preencha os campos conforme as descrições abaixo:
    • Tag: informe a tag do item.
    • Item: informe o item que será incluso no romaneio, para isso preencha a descrição ou faça a busca clicando na lupa ao lado.
    • Variante: caso tenha variante, informe-a selecionando no combobox.
    • Depósito: informe o depósito que pertence o item que será movimentado.
    • Qualidade: informe a qualidade do item, como descrito anteriormente.
    • Lote: informe o lote caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
    • Contêiner: informe o contêiner caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
    • Elemento: informe o elemento caso não esteja parametrizado com o depósito do item.
    • Quantidade: informe a quantidade do item nesse romaneio.
    • Peso (kg): caso tenha que inserir a massa, informe a massa unitária do item.
    • Lista de preços: informe a lista de preços que o item está associado.
    • Valor unitário: informe o valor unitário do item.
    • Centro de custos: informe a qual centro de custos o item pertence.
  7. Clique em gravar.
  8. Fim do processo.

Consultando Posição de um elemento

Para realizar a consulta, siga os passos a seguir:

  1. Localize o elemento a partir da tag
    • Módulos/Materiais/Tags de Itens
  2. Localize o elemento no Grid de Elementos
  3. Clique no botão 'Posição' para saber a posição do elemento no estoque.

Acerto de Saldo

Para realizar o acerto de salto de itens, siga as etapas a seguir:

  1. Verifique o saldo atual do item
    • Tela de informação de materiais
    • Posição de elemento
  2. Faça um romaneio de entrada ou romaneio de saída
    • Romaneio de entrada será utilizado quando o item tiver saldo menor que o atual.
    • Romaneio de saída será utilizado quando o item tiver saldo maior que o atual.
  3. Insira um item conforme a 'tag' desejada
    • A quantidade deve ser a diferença desejada.

Transferência de Materiais entre depósitos

A transferência de materiais só está habilitada para empresas que não utilizam tag.
Para realizar a transferência, siga os passos:

  1. Crie um romaneio de saída com os itens desejados
    • Mude a transação do romaneio para Saida para transferência
  2. Crie um romaneio de entrada (apenas o cabeçalho)
    • Com transação para Entrada por transferência
  3. Abra a tela de transferência de materiais
    • Módulos/Materiais/Transferência de materiais
    • Preencha os campos solicitados e clique em 'Processar'